合同文规库

第一条  目的

公司对往来客户的参考资料进行整理，编制交易往来客户名簿，将交易状况记录下来。例如：往来客户的信用度，及其营业方针与交易的态度等。也就是说交易往来客户名簿是要将交易往来客户的现状经常性的记载出来。

第二条  交易往来客户名簿的种类

(一) 交易往来客户名簿是以交易往来客户原始资料为依据来编制交易往来客户一览表的，并在总务部财务科里记载、订正。

(二) 交易往来客户原始资料是将交易往来客户的机构、内容、信用，与本公司的关系等详细记入，而交易往来客户一览表则将这些简单的列入记录。

第三条  交易往来客户原始资料的保管和阅览

各部门在必要的时候，可随时向经理室借阅常备的交易往来客户资料，在这种情况下，如果各负责以外的人要阅览时，则必须经过总财务科的承认才行。经理对于资料的保管要十分留意，避免污损、破损、遗失等。

第四条  做成记录及订正

(一) 无论买或卖，对于开始有交易往来的公司，各负责者要在“交易开始调查书”里，记入必要事项，并且取得单位主管的认可并上报董事长。取得董事长的承认后，依照调查书，在财务科里编制交易往来客户原簿，并在交易往来客户一览表里记入。

(二) 财务科应一年2次(2月、8月)定期对交易往来客户作调查，如果有变化的时候，在交易往来客户原簿及交易往来客户一览表里记人、订正。

(三) 财务科对于有关交易往来客户的记人事项的变化，或有其他新的事项时，应该随时记入。

(四) 交易往来客户如果解散或者是与本公司的交易关系解除的时候，财务科应该尽速将其从交易往来客户原簿及交易往来客户一览表中除去，并将其交易往来客户原始资料分别进行保管。

第五条  各负责者的联络

各负责者应该经常注意交易的状况，如果有变化的时候，要向财务科传达，并应该为了保持交易往来客户原始资料及交易往来客户一览表的正确性而不断努力。

第六条  没有用的资料的整理及处理

交易解除后的资料要进行整理，并分别放入“交易中止”或者“交易过去”的资料袋中。完全不可能恢复交易来往的名簿，取得主管经理的许可后将其处理掉。